Grundsätzlich existieren im Rahmen der Einkommensteuererklärungen zwei unterschiedliche Versandarten. Der Versand ohne oder der Versand mit digitaler Signatur. Wobei der Versand mit digitaler Signatur in drei Teilbereiche, je nach verwendeter Signatur, unterteilt werden kann.
Versand ohne digitale Signatur:
Bei dieser Versandart werden die erfassten Daten elektronisch an die ELSTER-Server (Clearingstellen) der Finanzverwaltung übertragen. Nach dem erfolgreichen Versand werden die komprimierte Steuererklärung (ELSTER-Hauptvordruck) und eventuell benötigte Anlagen ausgedruckt. Die komprimierte Erklärung ist durch den Steuerpflichtigen und gegebenenfalls Ehegatten zu unterschreiben und beim Finanzamt einzureichen.
Ohne die komprimierte Erklärung kann das Finanzamt die Steuererklärung nicht bearbeiten, da zum einen die Unterschrift des Steuerpflichtigen, und zum anderen die Telenummer (ab Seite 2 der komprimierten Erklärung im oberen Bereich erkennbar) benötigt werden.
Der Ausdruck der komprimierten Erklärung erfolgt automatisch direkt im Anschluss an den Versand. Hier empfiehlt sich der Einsatz eines PDF Druckers, um die komprimierte Erklärung elektronisch abzulegen. In diesem Fall kann zu einem späteren Zeitpunkt, sofern erforderlich, ein nochmaliger Ausdruck erfolgen. Dieser ist sonst nur durch einen erneuten Versand möglich. Falls der Versand länger zurückliegt, ist ein erneuter Ausdruck erforderlich.
Versand mit digitaler Signatur:
Seitens Elster (http://www.elster.de) werden dem Steuerbürger drei unterschiedliche digitale Signaturen angeboten. Auf der Seite https://www.elster.de/eportal/start können Sie sich für die gewünschte elektronische Signatur registrieren.
ELSTER-Basis:
Hierbei handelt es sich um die einfachste Variante der digitalen Signatur und dieses Verfahren ist für den Anwender kostenlos. Bei diesem Verfahren wird die elektronische Signatur im Rahmen einer Datei zur Verfügung gestellt, welche auf dem System des Anwenders abgespeichert und in die Steuersoftware eingebunden wird. Wenn Sie die Registrierung mit Ihrer Steuer-Idenitfikationsnummer (TIN) durchführen, haben Sie zudem die Möglichkeit die Funktionen der vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) zu nutzen.
ELSTER-Spezial:
Bei diesem Verfahren erhält der Anwender das elektronische Zertifikat auf einem speziellen USB Stick (https://www.sicherheitsstick.de/) geliefert. Der USB Stick muss durch den Anwender kostenpflichtig angeschafft werden. Informationen und Preise erhalten Sie über die genannte Internetseite.
ELSTER-Plus:
Bei diesem Verfahren befindet sich die elektronische Signatur auf einer hochverschlüsselten Chipkarte. Entsprechende Chipkarten mit Signatur werden durch verschiedene Institutionen angeboten. Eine Liste der unterstützten Signaturkarten finden Sie unter https://www.elster.de/eportal/unterstuetztesignaturkarten. Bitte beachten Sie, dass bei diesem Verfahren sowohl Einrichtungskosten, als auch jährliche Unterhaltskosten (abhängig vom Anbieter) fällig werden.
Alle genannten Verfahren werden durch unsere Software unterstützt. Unter „Datei > Druck-/ELSTER-Optionen > Karteireiter Signatur > ELSTER-Signatur hinzufügen / bearbeiten“ wählen Sie das vorhandene Zertifikat aus.
Bei einem Versand mit digitaler Signatur geben Sie eine fertig unterschrieben Einkommensteuererklärung ab. Man kann dies mit dem Einwurf der ausgefüllten Formulare in den Briefkasten des Finanzamts vergleichen. Sofern keine Nachreichung von Belegen angekündigt wurde, kann der Sachbearbeiter im Finanzamt die Steuererklärung direkt bearbeiten.